Powtarzające się zadania – jak skutecznie nimi zarządzać?

Powtarzające się zadania to takie, które są wykonywane rutynowo/okresowo. Są to rodzaje działań, które należy wykonać, ale nie są szczególnie satysfakcjonujące. Nie są też zwykle związane z najbardziej kreatywnymi lub decydującymi aspektami pracy lub życia. Jeśli jednak nie zostaną wykonane, przyniosą negatywny wpływ na całość pracy.

Większość codziennego życia wypełniają powtarzające się zadania. Na przykład ubieranie się, kąpiel, mycie zębów itp. Są to czynności, które wykonujesz każdego dnia i które mogą wydawać się nieistotne. Jeśli jednak przegapisz któreś z nich, może to mieć poważne konsekwencje.

W rzeczywistości prawie nigdy nie jesteś świadomy powtarzających się zadań, które musisz wykonać. Zmechanizowałeś je i dlatego codziennie wykonujesz je automatycznie. Nie jesteś nawet pewien, jak długo to trwa i prawdopodobnie nie zorientowałeś się, czy jest jakiś sposób, aby lepiej nimi zarządzać.

„Im więcej zadań możesz wyznaczyć i wykonać później, tym lepiej się poczujesz i tym większy rozmach nadasz swojemu życiu. W ten sposób przechodzisz od „prokrastynatora” do „aktywatora”.”

-Emily Dumas-

Powtarzające się zadania

Koncepcja powtarzających się zadań nie zawsze jest jasna. Nie należy ich mylić z typowymi zadaniami, które są normalnymi czynnościami w pracy. Na przykład dla księgowego będą obejmować aktualizację zapisów. W przypadku adwokata będzie to przeglądanie akt i uczestniczenie w przesłuchaniach. Czynności te są powtarzane, ponieważ stanowią część ich podstawowej codziennej pracy.

Istnieją trzy cechy, które odróżniają zadania typowe od powtarzalnych:

• Powtarzające się zadania są predefiniowane. Oznacza to, że są częścią metody, która została ustalona z góry. To stałe części większej machiny.
• Mają tę samą treść. To, co należy zrobić, jest zawsze takie samo lub prawie takie samo. To rutynowe zadania.
• Są okresowe. Muszą być wykonywane regularnie, w ustalonych odstępach czasu. Może to być codziennie, co tydzień, co miesiąc itp.

Niektóre przykłady zadań powtarzających się w domu, to płacenie rachunków, sprzątanie, zakupy spożywcze itp. W pracy byłyby to sprawy, takie jak planowanie dzienne lub tygodniowe, porządkowanie plików, dostarczanie raportów na koniec miesiąca itp. Każda praca lub zawód ma swoje własne procedury.

Powtarzające się zadania – zarządzanie

Pierwszym krokiem prawidłowego zarządzania powtarzającymi się zadaniami jest ich identyfikacja. Jest wysoce prawdopodobne, że znaczna część z nich pozostanie niezauważona, z wyjątkiem faktu, że są one czasochłonne. Po ich wykonaniu zastanawiasz się, na czym upłynął czas. Albo, dlaczego nigdy nie masz wolnego czasu.

To, co musisz zrobić, to najpierw sporządzić listę powtarzających się zadań, czy to w domu, czy w pracy. Po zakończeniu podziel zadania według częstotliwości. W końcu będziesz mieć grupę codziennych zadań, kolejną tygodniową, kolejną miesięczną itd.

Po wykonaniu tego kroku wyznacz sobie konkretne dni, godziny i daty na ich wykonanie. Powinny być jak najbardziej utrwalone. Chodzi o to, aby maksymalnie je zmechanizować, aby nie trzeba było za dużo o nich myśleć. Wszystko po to, aby zaoszczędzić czas.

Kojarzyć i przetwarzać

Idealnie byłoby, gdyby Twoje powtarzające się zadania były ze sobą powiązane, abyś mógł jak najlepiej wykorzystać swój czas. Na przykład możesz chcieć przypisać określony dzień do wszystkiego, co odpowiada sprzątaniu. Uwzględnij te zadania związane ze sprzątaniem w domu i pracy. Postaraj się, aby był to dzień, w którym czujesz się trochę zmęczony, na przykład piątek.

Warto również przeanalizować powtarzające się zadania, które zajmują więcej czasu. Czy można je jakoś uprościć? Czy któreś z nich można pominąć albo uczynić częścią większej aktywności? A może istnieje sposób na stworzenie szablonu, który pozwoli Ci skuteczniej zorganizować działania i ułatwić ich przeprowadzenie?

Postaraj się jak najbardziej usystematyzować powtarzające się zadania. Dobrą techniką osiągnięcia tego celu jest ich przeanalizowanie. Zastanów się, jakie kroki musisz wykonać, aby je wykonać. Określając je, będziesz w stanie odkryć nowe sposoby ich realizacji, oszczędzając w ten sposób czas. Problem z powtarzającymi się zadaniami polega na tym, że często nie zastanawiamy się nad nimi. Powtarzamy czynności, nie zadając sobie pytania, czy istnieje jakiś łatwiejszy sposób na ich wykonanie.

W Internecie można znaleźć wiele programów do organizowania i zarządzania cyklicznymi zadaniami. W aplikacjach tych zadania, które pozostają do wykonania, są zwykle widoczne i oznaczone innym kolorem. Pozwala to ich nie przeoczyć. Mogą również pomóc w opracowaniu skuteczniejszych strategii zarządzania nimi.

Kwestia przyzwyczajenia

Badania przeprowadzone przez dr Davida Neala z Duke University (USA) wykazały, że co najmniej 40 procent czynności, które są wykonywane na co dzień, ma charakter nawykowy. Należą do nich powtarzające się zadania. Jest to pomocne, ponieważ mózg ma ograniczoną pojemność i szuka sposobów na oszczędzanie energii. Doskonałym sposobem jest działanie na zasadzie rutyny.

Kluczem jest zaprojektowanie inteligentnych procedur i przekształcenie ich w nawyki. Jeśli twoje powtarzające się zadania mają strukturę automatyczną i prawie nie wymagają refleksji, możesz je zmechanizować. Powinieneś więc przeanalizować zadania, które musisz wykonywać wielokrotnie w ten sam sposób, ale wprowadzić metodę, która jest rozsądna i praktyczna do ich wykonania. Osiągniesz w ten sposób dwa cele. Po pierwsze, uspokajasz mózg, aby poświęcić się ważniejszym zadaniom. Po drugie, oszczędzasz czas.