Produktywność – jak skutecznie rozwijać ją w pracy

Wiele osób pracuje w zawrotnym tempie, do tego stopnia, że czują, że nie mają czasu na wypełnienie wszystkich swoich obowiązków. Pęd do kończenia projektów lub faz przekłada się na presję i zmęczenie. Kiedy tak się dzieje, możesz zacząć się w tym gubić. Zapominasz, do kogo miałeś napisać, jakie zadanie miałeś potraktować priorytetowo, a nawet jaką umowę podpisałeś wcześniej tego samego dnia. Tak właśnie produktywność zamienia się w przepracowanie.

Kiedy mówimy o ukierunkowaniu w pracy, mamy na myśli orientację i hierarchię w odniesieniu do eskalacji działań. Jeśli oba aspekty są pod kontrolą, jesteś bardziej wydajny. Innymi słowy, robisz rzeczy lepiej i w krótszym czasie. Twoja produktywność wzrasta.

Istnieją pewne nawyki, które pomagają utrzymać wysoką produktywność w pracy. Opierają się one na zdrowym rozsądku, ale często są pomijane. Warto o nich pamiętać i wprowadzić w życie. Jeśli to zrobisz, naprawdę zauważysz różnicę. Oto podstawowe nawyki, które warto zastosować w praktyce:

„Dobrego łucznika można poznać nie po strzałach, ale po celności ”.

-Thomas Fuller-

1. Oceń swoją produktywność

Jednym z nawyków, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze w pracy, jest przeprowadzanie cotygodniowej samooceny swoich działań. Powinna ona zawierać to, co zrobiłeś oraz to, czego nie udało Ci się osiągnąć. Należy też uwzględnić, jaki postęp poczyniłeś w niektórych zadaniach.

Najważniejsza jest jednak druga część: samoocena jakościowa. W tym przypadku nie mierzysz swoich postępów jako takich, ale zastanawiasz się nad sposobem, w jaki wykonałeś swoją pracę. Oto kilka kluczowych pytań, które należy sobie zadać:

• Czy marnowałem czas? Jeśli tak to w jaki sposób?
• Czy uciekałem w rozrywkę? Jeśli tak, to dlaczego?
• Co przeszkodziło mi w realizacji tego zadania?
• Jakim zadaniom nie nadawałem odpowiedniego priorytetu?
• Czy jestem zadowolony ze swoich działań? Dlaczego?
• Co mógłbym natychmiast poprawić? W jaki sposób?

2. Codziennie ustalaj priorytety

Ustalanie priorytetów jest umiejętnością, która może pomóc Ci utrzymać wysoką produktywność w pracy. Niektóre czynności są niezbędne i musisz je zidentyfikować. Powinieneś je spisać i zawsze mieć je pod ręką.

Gdy już to zrobisz, codziennie zadawaj sobie pytanie, jak radzisz sobie w tych priorytetowych zadaniach. Twoja odpowiedź będzie naprawdę cenną wskazówką, pozwalającą ustalić, czy jesteś na właściwej drodze. Pozwoli na dokonanie wszelkich niezbędnych korekt i korektę planów lub rozpoznanie innych priorytetów, których wcześniej nie brałeś pod uwagę.

W tym momencie musisz mieć jasność co do pojęcia „priorytetu”. Często mówi się, że jest to coś pilnego, ale nie zawsze ważnego. Na przykład, jeśli jesteś księgowym, Twoim priorytetem jest sporządzanie dokładnych i terminowych ewidencji, a nie dostarczanie raportu na koniec miesiąca. Jeśli spełniasz swój priorytet, reszta staje się efektem tego działania. W każdym rodzaju pracy istnieją istotne aspekty i inne, które się z nich wywodzą.

3. W sytuacjach awaryjnych zatrzymaj się i pomyśl

Sytuacje awaryjne są nieuniknione. Przyczyniają się one do tego, że czasem zbaczasz z wyznaczonych wcześniej torów. Wiąże się to z presją i ze stresem, w obliczu których niezwykle łatwo stracić perspektywę. Niespodziewane trudności mają również tendencję do cofania wszystkich wcześniej sformułowanych planów i grożą chaosem w pracy.

Najbardziej wskazanym działaniem w sytuacji awaryjnej jest zatrzymanie się na pięć minut i zastanowienie się nad kolejnymi krokami. Po pierwsze, należy ustalić, czy rzeczywiście jest to pilna sytuacja, czy tylko na taką wygląda. Na przykład, być może kolega poprosił Cię o informację lub abyś zrobił coś „pilnie”, ale jego percepcja nie jest prawidłowa. Powinieneś się więc zastanowić, czy to może poczekać.

Jeśli zorientujesz się, że odłożenie tego w czasie nie spowoduje żadnych negatywnych konsekwencji, powinieneś potraktować to jako fałszywy alarm. W takim przypadku możesz poczekać i nie musisz tracić koncentracji na własnej pracy. Z drugiej strony, jeśli to naprawdę nagły wypadek, najlepszą rzeczą do zrobienia jest uspokojenie się, próba dokończenia tego, co robisz w najlepszy możliwy sposób, i sporządzenie szybkiego planu działania, aby natychmiast poradzić sobie z sytuacją kryzysową.

Jak widać, te trzy nawyki, które pomogą Ci utrzymać się na dobrej drodze w pracy, są proste i mają zastosowanie do każdego rodzaju pracy. Musisz je tylko zapamiętać i zastosować wielokrotnie, aż je zinternalizujesz. Dzięki tym działaniom Twoja produktywność zawsze utrzyma się na właściwym poziomie.