Zarządzanie czasem w pracy – najczęściej popełniane błędy

Zarządzanie czasem w pracy może być nie lada wyzwaniem. W końcu nie każdy czuje się tak samo komfortowo z wieloma różnymi rodzajami istniejących systemów organizacyjnych. To powiedziawszy, bez względu na to, jak niewygodny lub nieproduktywny może być Twój własny harmonogram, zwykle nie masz tendencji do spędzania czasu na definiowaniu żadnych protokołów, aby poprawić swoją produktywność.

Jednak projektując i wdrażając metodę zarządzania zadaniami w pracy, możesz osiągnąć ogromne korzyści. Najważniejszą z nich byłaby oszczędność czasu. Oznaczałoby to, że unikniesz pozostawiania pewnych czynności na ostatnią chwilę, dzięki czemu zyskasz wydajność.

Czasami popełniasz pewne błędy i ponosisz wynikające z tego konsekwencje. To tylko drobne błędy, ale ponieważ nie są tak oczywiste, często ich nie zauważasz. Zauważasz jednak czas, który nad nimi spędziłeś, a twoja praca narasta.

Przyjrzyjmy się pięciu najczęstszym błędom, które możesz popełniać podczas zarządzania zadaniami w pracy.

„Nawet jeśli góra jest wysoka, zawsze jest sposób na zdobycie szczytu… ”

-przysłowie wietnamskie-

1. Zapisz oczekujące zadania w różnych miejscach

Ważne jest, aby Twój system zarządzania zadaniami był niezawodny. Ważnym czynnikiem w tym zakresie jest prowadzenie jednego rejestru oczekujących działań, ponieważ jest to narzędzie, z którego korzystasz podczas pracy.

Zapewne zapisujesz swoje zaplanowane zadania w jednym miejscu. Jednak w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca pojawiają się inne czynności, które nie były zaplanowane i możesz zapisać je w notatniku lub pliku, który masz najbliżej. Jest to błąd, ponieważ rozprasza informacje i nie pozwala na prawidłowe śledzenie oczekujących zadań. Właściwie zawsze powinieneś zapisywać wszystko w jednym miejscu.

2. Popraw priorytety

Każda czynność, z którą musisz się zmierzyć, ma określoną kolejność priorytetów, a przynajmniej powinna. Możesz jednak umieszczać wszystko, co nie jest bardzo ważne, na liście „później” lub „kiedyś”. W ten sposób te listy stają się gigantyczne.

W rzeczywistości to, co oszczędzasz w czasie, ustalając priorytety, tracisz później z powodu nadmiernej kumulacji oczekujących zadań. Dlatego powinieneś postarać się przeznaczyć kilka godzin w tygodniu na wykonanie tych zadań, które nie mają większego znaczenia lub nie mają określonego terminu. Pomoże to usprawnić zarządzanie zadaniami w pracy.

3. Staraj się podchodzić do zadań globalnie

Innym kluczem do zarządzania zadaniami w pracy jest właściwe podejście do dużych działań. Dzieje się tak, ponieważ gdy są one naprawdę szerokie lub złożone, możesz ugrzęznąć lub zdezorientować. Najlepiej podzielić je na części w logiczny i spójny sposób.

Ten podział zapewnia porządek psychiczny i pozwala na lepszą organizację czasu. Ma to również pozytywny wpływ na Twoją motywację, ponieważ ukończenie każdego etapu sprawia wrażenie, że robisz postępy, co oznacza, że czujesz się usatysfakcjonowany. Najważniejsze, że lepiej wykonujesz swoją pracę.

4. Działaj z listy rzeczy do zrobienia

Twoja lista rzeczy do zrobienia powinna być zawsze pod ręką. To jeden z Twoich najważniejszych sojuszników w zarządzaniu Twoimi zadaniami. Nie tylko pomoże Ci zapamiętać czynności, które musisz wykonać, ale dzięki ich wizualizacji będziesz w stanie wykryć swoje błędy i odpowiednio zrestrukturyzować swój czas.

Ta lista jest szczególnie ważna w czasach, gdy pracy jest dużo, a czasu mało. Chociaż możesz szczycić się dobrą pamięcią lub instynktowną zdolnością do organizowania, prawda jest taka, że w sytuacjach stresowych naprawdę łatwo jest przeoczyć istotne kwestie.

5. Zainwestuj czas w organizację i reorganizację nieistotnych rzeczy

W idealnym przypadku powinieneś mieć dobrą metodę na zorganizowanie zarządzania swoimi zadaniami w pracy, ale nie powinieneś popadać w skrajność. Na przykład, chcąc być bardziej wydajnym, możesz ułożyć rzeczy w kolejności kolorów z przyciągającymi wzrok etykietami itp. Może to jednak spowodować, że będziesz spędzać więcej czasu na upiększaniu lub dopracowywaniu swoich planów niż na wykonywaniu zadań, których potrzebujesz. do zrobienia.

Dobra metoda jest zawsze praktyczna i skuteczna. Aktualizacja lub wdrożenie w życie nie powinno zająć dużo czasu. Jeśli nie masz takiej metody, być może czas ją zmienić.