Jak zarządzać czasem i być bardziej wydajnym?

Planowanie i ustalanie priorytetów odgrywają kluczową rolę w przejmowaniu kontroli nad swoim czasem i życiem, bez względu na to czym się zajmujesz. Autor  Jory MacKay proponuje 21 strategii, które pomogą Ci w wydajny sposób zarządzać czasem.

Umiejętność zarządzania czasem to wyzwanie dla każdego, ponieważ, o ironio, często nie mamy czasu, aby zająć się “czasem”. Jednak poświęcenie odrobiny czasu na przeanalizowanie sposobu w jaki spędzamy czas i zastanowienie się nad tym jak wykorzystywać go w bardziej wydajny sposób jest warte naszego czasu.

Można nauczyć się zarządzać czasem, aby nasza praca stała się bardziej wydajna. Trzeba jednak poświęcić na to trochę czasu.

W końcu czas płynie szybko, a im dłużej się nim nie zajmujesz, tym więcej go zmarnujesz. A im więcej energii marnujesz, tym więcej możliwości przegapiasz. Właśnie dlatego musisz przeanalizować sposób, w jaki zarządzasz czasem. Pomoże Ci to przeanalizować rzeczy, które musisz zmienić, a następnie wprowadzić w życie odpowiednie zmiany.

Czy zauważyłeś jak ważną rolę odgrywa tutaj słowo “czas”? Przyjrzyjmy się bliżej temu, jak możesz zarządzać czasem w bardziej wydajny sposób.

21 podpowiedzi, które pomogą Ci zarządzać czasem i być bardziej wydajnym

Zarządzanie czasem to złożone zagadnienie, które obejmuje zarówno zwiększanie produktywności, jak i równoważenie życia zawodowego i rodzinnego w taki sposób, aby się nie wypalić. Chodzi w nim między innymi o zmienianie nawyków i ustalanie długoterminowych celów.

Planowanie i ustalanie priorytetów odgrywają kluczową rolę w przejmowaniu kontroli nad swoim życiem i czasem, bez względu na to, jaki zawód wykonujesz. Jory MacKay proponuje 21 strategii, które pomogą Ci zarządzać czasem w wydajny sposób.

Dowiedz się w jaki sposób spędzasz obecnie czas

1. Zrozum dlaczego warto wiedzieć jak zarządzać czasem. W zarządzaniu czasem nie chodzi o duszenie strachu przed marnowaniem czasu. Chodzi o zrozumienia znaczących korzyści, które płyną z jego właściwego wykorzystywania.

2. Podejdź w sposób realistyczny do tego ile pracy możesz ukończyć danego dnia. Możesz myśleć o czasie jak o zasobie, którego nie możesz zyskać wystarczająco dużo, ale jego większa ilość wcale nie musi przełożyć się na produktywność. Ustalenie kiedy i gdzie będziesz pracować oraz trzymanie się tego to najprostsza forma zarządzania czasem.

3. Odkryj na co marnujesz czas. Im lepiej zrozumiesz to w jaki sposób spędzasz obecnie swój dzień, tym większy będzie wpływ Twoich wysiłków związanych z zarządzaniem czasem.

4. Ustalaj sobie codzienne cele i alerty dotyczące tego w jaki sposób spędzasz swój czas. Kiedy je przejrzysz, będzie Ci łatwiej zacząć dokonywać codziennych zmian.

5. Opracuj motywującą poranną rutynę. Właściwa rutyna może przygotować Cię na produktywny i znaczący dzień pracy, ponieważ będziesz mógł skorzystać z pozytywnego ożywienia, które przyda Ci się podczas reszty dnia.

6. Nie stawiaj na multitasking. Badania wykazały, że ludzie nie są w stanie koncentrować się na więcej niż jednej rzeczy na raz. Za każdym razem, gdy zorientujesz się, że przestajesz się koncentrować, zatrzymaj się i napisz o czym myślisz, po czym wrócić do zadania, które wykonujesz.

Stawiaj na pierwszym miejscu pracę o dużym znaczeniu, a resztę deleguj

MacKay tłumaczy, że kiedy już dowiesz się gdzie ucieka Twój czas, musisz zdecydować co będziesz z nim robić, a czego nie. W tym celu:

7. Zidentyfikuj pilną pracę i oddziel ją od reszty. Odróżnij to, co pilne, od tego, co nie jest pilne; to, co ważne, od tego, co nieważne. To pomoże Ci szeregować Twoje zadania pod względem ważności i stworzyć harmonogram, który pozwoli Ci wykonywać więcej ważnej pracy i mniej tego, co jest nieważne.

8. Po pierwsze, ustal priorytety; następnie, ustal priorytety i w końcu ustal priorytety. Zidentyfikuj swoje główne cele i naprawdę się na nich skoncentruj.

9. Wykorzystaj zasadę 30X, aby delegować więcej zadań. MacKay proponuje przestrzegać zasady opisanej przez Rory’ego Vadena, autora Procrastinate on Purpose. Zasada ta głosi, że powinieneś poświęcać 30 razy tyle czasu, którego potrzebujesz, aby ukończyć dane zadanie, na nauczenie innej osoby jak należy je wykonywać.

Inwestowanie czasu w szkolenie kogoś, komu możesz delegować zadania, zwraca Ci się w postaci około 1100 zaoszczędzony minut w ciągu roku. Lub, jak mówi Vaden, zwiększa o 733% Twój ROTI (and. return of the time invested, czas zwrotu inwestycji).

10. Wprowadź ponownie “nie” do swojego słownika. W artykule autorstwa Uniwersytetu w Chicago, opublikowanym w  Journal of Consumer Research, wykazano, że mówienie “Nie zrobię czegoś” zamiast “Nie mogę czegoś zrobić” pozwoliło uczestnikom o wiele łatwiej odciąć się od niechcianych zobowiązań.

Ustal wydajny harmonogram dnia

Kiedy już wykonasz wszystkie z powyższych punktów, nadchodzi czas, aby stworzyć harmonogram, który pomoże Ci lepiej zarządzać czasem.

11. Ustalaj harmonogramy, a nie deadline’y. W tym miejscu MacKay odwołuje się do porad Jamesa Cleara, autora Atomic Habits.

Twierdzi, że zamiast wyznaczać sobie deadline, aby coś ukończyć, a potem odczuwać poczucie porażki, gdy się to nie uda, należy wybrać taki cel, który jest najważniejszy, a następnie tak ustawić swój harmonogram, aby pracować nad nim we właściwy sposób.

12. Programuj swoje cele opierając się na czasie, a nie na zadaniach. Zamiast tego weź duże zadania i podziel je na określone czasowo sekcje. Organizując swój czas zamiast pracy możesz przejść od zarządzania swoim harmonogramem wokół nieznanej daty (pracy) do określonego czasu.

13. Ustal czas na przerwy i odpoczynek. Będziesz potrzebował czasu na odpoczynek i musisz założyć, że zdarzy się coś, co przerwie Ci pracę. Jeśli nie będziesz brać ich pod uwagę, skazujesz się na chaos.

Pojawi się coś, co wybije Cię z rytmu lub Twoje ciało powie Ci, że potrzebujesz przerwy. Jeśli tego nie zaplanujesz, to Twój idealnie opracowany program nagle się zawali.

Rozdzielaj czas

14. Oddziel czas, który poświęcasz na robienie od czasu, który poświęcasz na zarządzanie. Bardzo łatwo jest wypełnić swoje dni zadaniami administracyjnymi, nie zostawiając wystarczająco dużo czasu na pracę, którą trzeba wykonać. Robienie jest o wiele ważniejsze od zarządzania.

15. Łącz swoje aktywności przez cały tydzień i wykorzystuj pęd, który zyskujesz dzięki wydajnemu startowi. Pierwsza zasada dynamiki Newtona odnosi się również do produktywności:

Wykorzystaj swoją lokalizację, aby zarządzać czasem

Twój kalendarz lub harmonogram to nie jedyne narzędzia do zarządzania czasem, jakie posiadasz. MacKay podpowiada kilka rzeczy, które możesz wykorzystać w miejscu pracy i które mogą wpłynąć na sposób, w jaki pracujesz.

16. Wypróbuj technikę Workstation Popcorn w miejscu pracy, aby odblokować swój czas. Zmienianie miejsc pracy w ciągu dnia może stanowić świetny sposób na podtrzymanie motywacji i produktywności. Ta technika autorstwa Joela Runyona działa w następujący sposób:

• Najpierw spisz wszystkie zadania, jakie musisz wykonać w ciągu dnia.
• Następnie podziel listę na 3 równe sekcje (lub na 3 grupy).
• Na koniec wybierz 3 różne miejsca, po jednym na każdą grupę zadań.

17. Pracuj zgodnie z naturalnym cyklem energii swojego ciała. Poza tym pracuj robiąc to, co najlepiej się u Ciebie sprawdza. Dzięki temu nie będziesz jedynie zarządzać swoim czasem, ale również swoją energią.

Chroń swój czas

Nigdy nie będzie brakowało Ci rzeczy, które musisz zrobić i które wymagają Twojego czasu. Musisz nauczyć się chronić go, aby uniknąć używania go na swoją niekorzyść. MacKay proponuje wykonać następujące kroki:

18. Wykorzystuj strategiczne lenistwo, aby pracować nad właściwymi rzeczami. Koncepcja “strategicznego lenistwa” odnosi się do nadawania priorytetu pracy i zadaniom, które są ważne, i pozwalania sobie na lenistwo w przypadku zadań, które nie mają znaczenia.

19. Zautomatyzuj swój niepodlegający dyskusji czas w ciągu dnia. Musisz zadbać o to, aby Twoja praca, którą musisz wykonać, przebiegała bezproblemowo. W tym celu musisz koniecznie chronić się przed rzeczami, które mogą Ci rozproszyć.

Istnieją narzędzia, które pomogą Ci oznajmić innym, że w danym momencie nie jesteś dostępny. Jeśli nie sprawdzą się one w Twoim przypadku, możesz poszukać innych sposobów, aby oznajmić ludziom, że akurat pracujesz i że nie można Ci przeszkadzać.

Metoda Yvy Lee

20. Wykorzystaj metodę Ivy Lee, aby zakończyć dzień we właściwy sposób. Ivy Lee proponuje prostą codzienną rutynę, która składa się z pięciu stopni, aby osiągnąć maksymalną produktywność:

• Po pierwsze, pod koniec każdego dnia pracy, napisz sześć ważnych rzeczy, które musisz osiągnąć jutro. (Nie spisuj więcej niż sześć zadań.)
• Po drugie, spraw, aby te sześć zadań stało się Twoim priorytetem.
• Następnie, kolejnego dnia, skoncentruj się jedynie na pierwszym zadaniu. Pracuj, póki go nie skończysz, po czym przejdź do drugiego zadania.
• Potem zacznij opracowywać resztę listy w taki sam sposób. Następnie, pod koniec dnia, przenieś wszystkie niedokończone zadania na nową listę sześciu zadań na kolejny dzień.
• I w końcu powtarzaj cały proces na kolejny dzień pracy.

21. Nie zapominaj o korzyściach płynących z wolnego czasu. Ponieważ zarządzanie czasem nie oznacza konieczności spędzania większej ilości czasu w pracy. Chodzi w nim o równoważenie pracy i życia prywatnego, co pozwoli Ci zachować zdrowie i zadowolenie.

Oznacza to, że musisz mieć dużo czasu na odpoczynek, relaks i socjalizację. A nawet robienie absolutnie niczego, jeśli tak zdecydujesz.

Jak zarządzać czasem: podsumowanie

Zarządzanie czasem i bycie bardziej produktywnym to cel, który można osiągnąć i który znajduje się w zasięgu każdego z nas. Jednak musisz mieć świadomość tego, że musisz przystanąć i pomyśleć o tym, co robisz, jak to robisz oraz co tak naprawdę chcesz osiągnąć.

Osoby, które cały czas się czymś zajmują, niekoniecznie robią różne rzeczy, a co dopiero je kończą.

Poświęć trochę czasu (tyle, ile potrzebujesz) na przeanalizowanie swojej rutyny i przemyślenie swoich zadań. Pozwól, aby powyższe wskazówki do zarządzania czasem stały się Twoimi wytycznymi, które pomogą Ci sprawić, by Twoja pracy, studia i życie osobiste stały się o wiele bardziej wydajne.