Bezproduktywna pętla - jak z niej wyjść?

Kiedy zauważysz, że gromadzi Ci się więcej zadań, niż możesz zarządzać, mogą one szybko ulec eskalacji. Dajemy Ci kilka pomysłów, które pomogą.

Przejrzane i zatwierdzone przez: psycholog Sergio De Dios González.

Napisany przez Edith Sánchez

Ostatnia aktualizacja: 13 marca, 2023

Bezproduktywna pętla rodzi wrażenie, że masz zbyt wiele skumulowanych zadań w stosunku do swoich dostępnych zasobów lub czasu, który szacujesz, że musisz im poświęcić. Ponadto naprawdę długa lista rzeczy do zrobienia zwiększa pokusę, by odwrócić wzrok, ponieważ sprawia, że czujesz się nieswojo. Szukasz bodźców, które Cię rozproszą. Oznacza to jednak, że Twoja lista rzeczy do zrobienia stale się wydłuża.

Załóżmy na przykład, że masz dziś do wykonania pięć czynności, ale ponieważ nie masz czasu na nie wszystkie, kończysz tylko trzy. Jutro miałeś zrobić jeszcze pięć zadań, ale ponieważ zostały jeszcze dwa z dzisiaj, będziesz musiał zrobić siedem, co jest praktycznie niemożliwe. Ta dynamika trwa w czasia, Ty jesteś zalany uczuciem dyskomfortu i ostatecznie kończysz uwięziony w bezproduktywnej pętli.

Takie sytuacje mają miejsce, ponieważ źle zarządzasz swoim czasem. Skutkuje to mniejszą wydajnością i większym stresem. Co więc możesz zrobić, jeśli znajdziesz się w takim scenariuszu? Poniżej wyjaśniamy, czym jest bezproduktywna pętla i jak z niej uciec.

Bezproduktywna pętla

Możesz zostać złapany w bezproduktywnej pętli, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Problem ten zwykle zaczyna się po cichu i staje się widoczny tylko wtedy, gdy jest już naprawdę wyraźny. Oto rodzaje dynamiki, które zwykle występują w takich momentach:

• Twój dzień pracy nie jest wystarczająco długi, abyś mógł całkowicie zakończyć swoje zadania.
• Zostawiasz oczekujące zadania na następny dzień, ale wtedy też ich nie kończysz, bo ciągle się kumulują i jest ich za dużo.
• Decydujesz się przedłużyć dzień pracy. Jednak to Cię wyczerpuje i popełniasz błędy lub robisz postępy bardzo wolno.
• Następnego dnia jesteś bardziej zmęczony niż zwykle. Doświadczasz stresu w pracy, a także poczucia, że nie kontrolujesz sytuacji.
• Skupiasz się na pilnych zadaniach i starasz się pracować tak szybko, jak to możliwe. Oznacza to, że popełniasz więcej błędów.
• Ponownie przedłużasz swój dzień pracy. Mimo to nadal masz wrażenie, że nie osiągasz tego, co chcesz.
• Dochodzisz do punktu, w którym masz wiele niedokończonych zadań. W rezultacie zaczynasz iść na skróty, próbując nadążyć.
• Mimo że bardzo się starasz, nie otrzymujesz uznania za zadania, które wykonałeś w takim pośpiechu. Emocjonalnie jesteś w rozsypce. Utknąłeś w bezproduktywnej pętli.

Jak wyjść z pętli nieproduktywności?

Powyżej opisaliśmy klasyczną pętlę nieproduktywności. Jednak niekoniecznie musi ona być zgodna z tym schematem. W efekcie, gdy pracujesz więcej godzin niż zwykle, a dodatkowy wysiłek po prostu nie wystarcza, nadszedł czas, aby się zatrzymać i zastanowić.

Oto jak uciec z nieproduktywnej pętli.

Krok 1. Zlokalizuj siebie

Poświęć godzinę na sporządzenie listy wszystkich rzeczy, które musisz zrobić w ciągu tygodnia. Następnie podziel zadania na cztery grupy, korzystając z macierzy Eisenhowera. Składa się ona z macierzy dwa na dwa, gdzie oś x reprezentuje pilność, a oś y reprezentuje ważność.

• Prawy górny kwadrant będzie oznaczał „ważne i niepilne”.
• Lewy dolny kwadrant jest „nieważne i pilne”.
• Lewy górny róg to „ważne i pilne”.
• Prawy dolny róg to „nieważne i niepilne”.

Przypisz swoje zadania do każdego kwadrantu i ustal, w którym kwadrancie spędzasz najwięcej czasu. Ludzie sukcesu spędzają więcej czasu w prawym górnym kwadrancie.

Krok 2. Zaplanuj

Zobowiąż się do pracy tylko przez jedną dodatkową godzinę w ciągu dnia. W ciągu jednego miesiąca (maksymalnie dwóch) powinieneś być w stanie dostosować się do swojego harmonogramu, bez potrzeby dodatkowego czasu.

Podziel dzień na cztery bloki. Poświęć 40 procent na najpilniejsze i najważniejsze zadania, 30 procent na najpilniejsze i najmniej ważne, 20 procent na najważniejsze i najmniej pilne, a dziesięć procent na najmniej pilne i najmniej ważne. Uporządkuj wszystko według bloków, oszacuj czas, jaki zajmie Ci każde zadanie, i wyznacz sobie codzienne cele do zrealizowania.

Krok 3. Oceń i zaktualizuj

Niezwykle ważne jest, aby w miarę postępów i eliminowania zadań aktualizować swój dzienny harmonogram. Jeśli uporałeś się już z wieloma ważnymi i pilnymi zadaniami, poświęć więcej czasu na sprawy ważne i mniej pilne. Najlepiej planować co tydzień, oceniać na koniec tygodnia i odpowiednio się dostosowywać.

Zapobieganie nieproduktywnym pętlom

Postępując zgodnie ze wskazanymi krokami, będziesz w stanie wyjść z nieproduktywnej pętli. Jeśli jednak staniesz się zbyt pewny siebie i ponownie zaczniesz zwlekać, szybko znajdziesz się z powrotem w tej samej sytuacji.

Najlepiej wykorzystać sytuację i ustalić solidny system pracy. Nadal używaj schematu blokowania czasu, jest on naprawdę przydatny. Najważniejsze jest jednak to, abyś chronił swój czas odpoczynku, ponieważ w dużej mierze od niego zależy Twoja produktywność.