Czy wydajne zarządzanie czasem to Twoja mocna strona, czy też zazwyczaj robisz wszystko na ostatnią chwilę? Masz może wrażenie, że wszyscy wokół ciebie mają więcej wolnego czasu niż Ty? A może często Ci się zdarza, że cały poranek albo wolny dzień przecieka Ci przez palce? Choć nie jest łatwo znaleźć moment spokoju dla siebie i własnego zdrowia, a do tego pogodzić życie zawodowe, rodzinne i towarzyskie, dzięki kilku metodom na pewno zdołasz to osiągnąć.
Warto sobie uświadomić, że zarządzanie czasem to nie talent, lecz umiejętność. Każdy człowiek, od szefa międzynarodowej firmy po bezrobotnego ma codziennie do dyspozycji 24 godziny i tylko od danej osoby zależy, jak ten czas wykorzysta. Umiejętna organizacja zadań pomaga być bardziej konkurencyjnym na rynku prac i sprawniej wykonywać powierzone zadania. To z kolei owocuje większą ilością czasu na rozwój, odpoczynek czy rozrywkę.
Zarządzanie czasem – podstawowe strategie
Najważniejszym krokiem do organizacji czasu jest zrobienie planu. Zrób ogólny plan najbliższego miesiąca i tygodnia, a każdego wieczoru usiądź na kilka minut i zaplanuj następny dzień. W ten sposób nabierzesz jasności co do tego, na ile zadań starczy Ci czasu i które musisz wykonać w pierwszej kolejności.
Pamiętaj, aby przy każdym zadaniu z listy zapisać ile czasu Ci ono zajmie. Dodaj też pewien margines błędu. Zawsze może się wydarzyć coś nieprzewidzianego, co lekko opóźni wykonanie zadania.
Na przykład jeśli jutro planujesz zrobić zakupy spożywcze, zadzwonić do przyjaciela, wysłać maila do kogoś z pracy, przygotować oryginalną kolację i skończyć raport, pomyśl ile czasu zajmie ci każda z tych rzeczy. Weź pod uwagę czas potrzebny na przemieszczenie się do sklepu, ewentualne korki na drogach i kolejki w supermarkecie.
Wykorzystaj kalendarz lub telefon
Jakiego rodzaju organizer jest najlepszy jeśli chodzi o zarządzanie czasem? Według badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Kalifornijskim, studenci lepiej zapamiętywali czekające ich zadania kiedy zapisywali je ręcznie na papierze, a nie za pomocą klawiatury np. w telefonie lub na komputerze.
Okazuje się, że odręczne pisanie aktywuje w mózgu ośrodek ruchu, dzięki czemu wykonywane zadanie jest lepiej rejestrowane przez pamięć długotrwałą. Osoby zapisujące ręcznie plan dnia, tygodnia czy miesiąca, lepiej układają w myślach idee i koncepcje.
W papierowym kalendarzu możemy rozrysować mapę mentalną zadań i potrzebnego na nie czasu. Takie narzędzie pomaga się również skupić tylko na zadaniach z listy. Spróbuj dodatkowo użyć różnych kolorów do zapisywania zadań z różnych kategorii, szczególnie, jeśli działają na ciebie bodźce wizualne. Twój mózg lepiej zapamięta, jakie zadania cię czekają i w jakim obszarze życia.
Zarządzanie czasem to zarządzanie silną wolą
Kiedy budzisz się z rana, zazwyczaj masz nowy zapas energii mentalnej is świeże pokłady silnej woli. Wielu specjalistów radzi, by właśnie rano wykonać zadania, które najmniej lubimy lub które zabierają nam w głowie za dużo miejsca. Jeśli będziesz czekać do popołudnia, prawdopodobnie zaczniesz przeciągać wykonanie nieprzyjemnego zadania. Wówczas niektóre punkty z listy przeniosą się na następny dzień, co będzie źródłem niepotrzebnej presji.
Pamiętaj, że twój mózg potrzebuje czasu na odpoczynek i regenerację. Każdego dnia daj sobie chwilę na nieco improwizacji i kreatywności, na robienie czegoś, na co akurat w danym momencie masz ochotę. Wyznaczanie sobie małych przyjemności i nagród jest skuteczną motywacją, żeby szybciej wykonać mniej ciekawe zadania z listy. Dzięki temu nie będzie się czuł jak niewolnik własnego planu działania.
Zarządzanie czasem jest niezwykle ważne, szczególnie, jeśli nikt nie nadzoruje twojej pracy. Produktywność to kluczowy koncept w życiu każdej osoby, która chce wydajnie wykorzystać każdy dzień. Pamiętaj, że jeśli ktoś lub coś przerwie Ci tok myśli, kiedy np. pracujesz nad jakimś projektem, to odzyskanie pełnej uwagi zajmuje 20 minut. Sprzyjające wydajnej pracy miejsce to zatem przestrzeń wolna od zakłóceń. A wydajna praca jest możliwa tylko jeśli przygotujesz dobry plan działania.
Postaraj się wykorzystać w życiu zawodowym i osobistym proste narzędzia, które ułatwiają zarządzanie czasem. Osiągniesz wiele korzyści, które pozytywnie wpłyną na wiele aspektów twojego życia. Obniżysz poziom stresu w pracy, znajdziesz czas na dbanie o własne zdrowie i o relacje z bliskimi. Na polu zawodowym natomiast będziesz postrzegany jak profesjonalista, który nie stresuje się kolejnymi projektami, bo potrafi świetnie zorganizować swój czas.