Zarządzanie czasem – poznaj pięć trików

Lipiec 21, 2017 w Ciekawostki 282 Udostępnione
Zarządzanie czasem - brak czasu

Zarządzanie czasem. W całym naszym codziennym życiu możemy mieć do wykonania naprawdę wiele różnych zadań. Często jednak po ich ukończeniu mamy wrażenie, że nie zrobiliśmy tego w wystarczająco dobrze. W wielu przypadkach widzimy nawet, że w rzeczywistości nie zrobiliśmy niczego, co sprawia, że czujemy się sfrustrowani.

Dlaczego więc czujemy się w ten sposób? Po prostu nie udało się nam się prawidłowo zagospodarować czasu, jakim dysponowaliśmy. Krótko mówiąc przyczyną jest nieumiejętne zarządzanie czasem. W naszym dzisiejszym artykule zamierzamy bliżej zająć się tą kwestią. Dowiesz się jak sprawnie i szybko opanować zarządzanie czasem.

W tym celu zaprezentujemy Ci 5 prostych trików, które pomogą Ci dowiedzieć się, na co niepotrzebnie marnujesz czas każdego dnia i jak tego uniknąć. Dzięki temu Twoja wydajność znacząco wzrośnie, a Ty będziesz mieć znacznie więcej czasu na pozostałe codzienne rodzaje aktywności oraz odpoczynek.

„Czas nie jest złotem. Czas to życie.”
José Luis Sampedro

1. Zarządzanie czasem wymaga ustalenia celu

Stephen Covey w swojej książce pod tytułem “7 nawyków wydajnych ludzi ” (w oryginale: 7 Habits of Highly Effective People), mówi nam, że zarządzanie czasem powinniśmy zacząć od zwizualizowania sobie w umyśle celu, do którego osiągnięcia dążymy.

W uproszczeniu więc powinniśmy zacząć pracę od końca. Jednak cel ten powinien mieć pewne szczególne właściwości:

  • Musi być konkretny. Cel powinien zostać jak najbardziej szczegółowo określony i doprecyzowany.
  • Cel musi być wymierny. Bardzo ważną kwestią będzie zdolność do zmierzenia naszej wydajności oraz tego, czy udało nam się osiągnąć ten cel, czy też nie.
  • Cel musi być realistyczny. Często mamy skłonność do stawiania sobie zupełnie nierealnych celów. W efekcie podświadomie wiemy, że i tak nie mamy szans na ich realizację, wiec nasza motywacja, a więc wydajność i skuteczność spada. Powinniśmy dostosować sobie nasze cele tak, aby ich osiągnięcie było możliwe.
  • Cel musi mieć ustalony termin. Każdy cel powinien mieć jasno określone ramy czasowe do jego osiągnięcia. W ten sposób będziemy w stanie łatwo zmierzyć, czy udało nam się zrealizować nasze zamiary, czy też nie.

2. Ustalanie priorytetów

Stephen Covey stwierdził następnie, że: „najpierw należy zająć się pierwszą rzeczą”. Odnosi się do umiejętności, jaką jest zarządzanie czasem oraz związanych z nią skutków rozróżniania tego, co jest ważne i pilne, a co nie. Dzięki temu można w łatwy sposób posortować sobie kolejność zadań do wykonania.

Praca zespołowa

Covey stworzył cztery kategorie, do których można zaklasyfikować praktycznie każdy rodzaj czekającego Cię zadania lub działalności:

  • Pilne i ważne.
  • Niezbyt pilne, ale i tak ważne.
  • Pilne, ale mało ważne.
  • Ani pilne, ani ważne.

Grupa “zadania pilne” obejmuje wszystkie czekające Cię wyzwania, które wymagają natychmiastowej interwencji i rozpoczęcia prac nad nimi.

Z kolei “zadania ważne” to wszystkie rodzaje zadań, które przyczyniają się do osiągnięcia przez Ciebie wyznaczonych sobie celów długoterminowych – takich, jak poprawa komfortu życia.

„Czas jest czymś, co zostało stworzone przez nas. Powiedzieć „nie mam na to czasu”, to tak samo,
jakby powiedzieć: „nie chcę”.”
Lao Tzu

3. Planowanie swoich zadań

Z zawodowego punktu widzenia zazwyczaj zadania pilne to takie, które mogą być zdefiniowane jako oferujące wysokie zyski (czyli te, które dają Ci sporo w zamian). Z kolei zadania mniej pilne (niezależnie od ich ważności) cechują się niskim zyskiem (czyli oferują Ci niewiele w zamian).

Karteczki Post it

Każde zadanie należy rozwiązać w odpowiednim czasie, na przykład w ciągu dnia lub tygodnia. Tylko wtedy można uznać, że zostało one skutecznie zakończone. Trzeba też pamiętać o czasie potrzebnym nie tylko na realizacjię samego zadania, ale także wszystkich dodatkowych czynności, z jakimi się ono wiąże.

Mogą to być na przykład podróże, rozmowy telefoniczne, a także wiele innych kwestii dodatkowych. Po dokładnym zaplanowaniu swoich zadań należy poświęcić trochę czasu na nieprzewidziane okoliczności.

Są to wszystkie te mniej lub bardziej możliwe wydarzenia, które mogłyby wystąpić i jednocześnie utrudnić Ci wykonanie zaplanowanego uprzednio zadania. Na tym polega właśnie sprawne i umiejętne zarządzanie czasem.

„Nigdy nie rozpoczynaj dnia, tygodnia, czy też miesiąca
bez uprzedniego zaplanowania go.”
Jim Rohn

4. Ustalanie czasu wolnego oraz przerw

Każda minuta, jaką możemy poświęcić na realizację zadania, zwłaszcza jeśli jest to zadanie bardzo opłacalne (a więc pilne), powinna być w pełni zabezpieczona. Oznacza to, że nasze zarządzanie czasem nie przewiduje żadnych przerw na zajęcie się czymkolwiek innym, co mogłoby nas rozproszyć.

Bardzo typowym zjawiskiem są na przykład przerwy w pracy spowodowane przez rozmowy telefoniczne, e-maile, itp. codzienne sytuacje. Powinniśmy jednak skupić się na przeznaczeniu każdego dnia określonej ilości czasu na realizację najważniejszego zadania, czy też kilku z nich.

Zegar odmierzający czas

Tim Ferriss w swojej książce zatytułowanej “Czterogodzinny tydzień pracy” (w oryginale: The 4-Hour Work Week) definiuje niezaplanowane przerwy jako cokolwiek, co uniemożliwia lub przedłuża czas niezbędny na ukończenie zadania. Wyróżnia on trzy rodzaje takich przerw:

  • Te, które powodują niepotrzebną utratę czasu. Są to wszystkie te sytuacje, które mogą zostać po prostu ignorowane z niewielkimi konsekwencjami lub wręcz zupełnie bez żadnych.
  • Te, które zajmują czas. Są to powtarzające się zadania, które przerywają Twoją najważniejszą pracę.
  • Te, które wynikają z niewiedzy na temat przekazania lub zlecenia ich komuś innemu. Ma to miejsce na przykład wtedy, gdy inni ludzie nas potrzebują do potwierdzenia prostych zadań, które równie dobrze mogą zrobić sami bez zawracania nam głowy.

Aby móc poświęcić maksymalnie dużo swojego czasu i wykorzystać go w pełni, ważne jest, aby nauczyć się mówić “NIE” wobec wszystkiego, co nie jest związane z naszym zadaniem lub po prostu nam nie pomaga w żaden sposób.

Uciekający czas

W każdym razie zawsze możesz odpowiedzieć „nie teraz” i pozostawić rozpraszające Cię, mniej pilne zadanie na bardziej odpowiedni moment. Czynności, które możemy zrobić zarówno w pracy jak i w życiu prywatnym w większości wypadków powinniśmy robić sami.

Czasami jednak mogą być one zlecane komuś innemu, dzięki czemu można pracować wydajniej jako zespół. W związku z tym, wychodzi na to, że fundamentalną zdolnością poprawiającą zarządzanie czasem jest nauczenie się zlecania pracy innym ludziom.

5. Ocena uzyskanych efektów

Po określeniu celu i zakończeniu realizowanego zadania, należy zmierzyć czy udało Ci się ukończyć to właśnie zadanie w założonych uprzednio ramach czasowych. Musisz ocenić zarówno czas wykonania zadania, jak i jego jakość.

Jeśli nie udało Ci się osiągnąć zamierzonego rezultatu, to powinieneś ocenić inne aspekty. Po pierwsze, zastanów się, czy cel, jaki sobie postawiłeś był realny, czy też nie. Jeśli odpowiedziałeś przecząco, musisz dokonać niezbędnych zmian w celu zamiany tego celu w coś bardziej realistycznego.

Prawidłowe i umiejętne zarządzanie czasem jest ogromnym krokiem w kierunku sukcesu w pracy zawodowej, jak i w życiu prywatnym. Wiedza na temat tego, co robisz, kiedy to robisz i jak to robisz jest niezbędna do realizacji Twoich marzeń.

„Ludzie uważają mnie za eksperta, który biegle opanował zarządzanie czasem.

Widzę siebie bardziej jako eksperta w zakresie zarządzania priorytetami,
który potrafi dobrze oceniać różne aspekty.

Wiem, że inwestycja w tę umiejętność przyniesie więcej korzyści dla mojej przyszłości. ”
Timothy Ferriss

WIĘCEJ DLA CIEBIE