Matryca zarządzania czasem Stephena Coveya

Dobre zarządzanie czasem nie oznacza robienia listy rzeczy do zrobienia i przekreślania wykonanych zadań. Oznacza wiedzę, jak planować, ustalać priorytety, być skutecznym i oczywiście kiedy zrezygnować z robienia czegoś. Dobra wiadomość jest taka, że istnieje pewne narzędzie, które pomoże Ci naprawdę w pełni wykorzystać Twój czas. Pokaże także, jak rozpoznać, na co warto poświęcić czas. To narzędzie jest znane jako matryca zarządzania czasem Stephena Coveya.

Sam Covey mówi, że zarządzanie czasem to nie tylko organizowanie zadań. Twierdzi, że jest to sposób na życie sam w sobie. Dzieje się tak, ponieważ to, w jaki sposób radzisz sobie ze swoim czasem, ma również ogromny wpływ na Twoje samopoczucie.

Matryca zarządzania czasem Stephena Coveya składa się z 4 ćwiartek. Każda reprezentuje inny priorytet. Każda ćwiartka zawiera określone czynności, którymi należy zarządzać w odmienny sposób w zależności od tego, w której ćwiartce się znajdują. Przyjrzyjmy się dokładniej temu sposobowi.

„Nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, ale zawsze jest wystarczająco dużo czasu, aby zrobić najważniejszą rzecz”.
-Brian Tracy-

Pierwsza ćwiartka: ważne i pilne

Wyobraź sobie krzyż. Po jego narysowaniu otrzymujesz cztery przestrzenie. Te cztery puste miejsca to 4 ćwiartki, z których składa się matryca zarządzania czasem Stephena Coveya. Pierwsza ćwiartka znajduje się w lewym górnym rogu. Obejmuje wszystko, co składa się z dwóch podstawowych kategorii: pilne i ważne.

To tutaj wpisujesz wszystkie zadania, które pod żadnym pozorem nie mogą– lub nie powinny – zostać odłożone na potem. To miejsce na wszystko, co jest najważniejsze. Oznacza to, że wpisane tutaj zadania należy zrobić tak szybko, jak to możliwe. Odłóż na bok wszelkie inne czynności, dopóki nie wykonasz tych zadań.

Na przykład w tej ćwiartce można wpisać brak prądu elektrycznego w domu. Wiele rzeczy wymaga prądu do pracy, więc nie można tego po prostu odłożyć na potem. Inne sytuacje, które się tu znajdują to choroby, wypadki itp.

Druga ćwiartka: ważne, ale nie pilne

Druga ćwiartka dotyczy rzeczy, którymi nie musisz zajmować się od razu, ale które mimo to są ważnymi zadaniami. Innymi słowy, są to rzeczy ważne, ale nie pilne. Zwykle są ważniejsze w perspektywie długoterminowej niż krótkoterminowej.

Żadne z zadań w tej ćwiartce nie jest kwestią życia i śmierci. Jest jednak bardzo ważne dla jakości życia i dobrego samopoczucia. Najlepszym tego przykładem jest Twoje zdrowie. Wszystko w życiu zależy od Twojego zdrowia, więc to oczywiste, że o musisz dbać o siebie. Jeśli nie dbasz o siebie, nie wyrządzi to żadnych strasznych skutków krótkoterminowych, ale może być katastrofalne w dłuższej perspektywie czasu.

Inne rzeczy, które pasują do tej przestrzeni to zadania, takie jak przygotowanie do egzaminu końcowego lub utrzymywanie zdrowych relacji z przyjaciółmi i partnerami. Ma to również związek z aktywnością fizyczną czy byciem na bieżąco z najnowszymi wyadomościami.

Trzecia ćwiartka: pilne, ale nieważne

To jeden z najtrudniejszych kwadrantów. Nie zawsze łatwo jest określić, które zadania lub czynności do niego należą. Dlaczego? Ponieważ ich pilność przyciąga Twoją uwagę. Ale tylko dlatego, że przyciągają uwagę, nie oznacza, że ​​są naprawdę ważne.

To jest ćwiartka, w której wpisujemy wszystkie niepotrzebne rzeczy, które robimy z przyzwyczajenia lub przypadkiem. Na przykład wpadamy na kogoś i zatrzymujemy się na krótką rozmowę. Albo zostajemy wciągnięci w dyskusję w mediach społecznościowych o czymś raczej trywialnym.

Czwarta ćwiartka: ani pilne ani ważne

Czwarta ćwiartka odpowiada za wszystkiego, co w zasadzie jest bezcelowe. Są to rzeczy, które wcale nie są pilne i nie są zbyt ważne. Mimo swojego wątpliwego znaczenia wiele z nich w końcu staje się rzeczami, które zajmują dużo czasu.

To jest ćwiartka, w której wpisujesz niepotrzebne zajęcia, takie jak sprawdzanie poczty e-mail co pięć minut. Lub SMS-owanie z kimś, gdy żadne z Was naprawdę nie ma nic ważnego do powiedzenia. Inne przykłady to oglądanie telewizji i zakupy online.

Matryca zarządzania czasem Stephena Coveya to klucz do dobrego zarządzania czasem

Większość osób, które używa tej techniki, zauważa, że matryca zarządzania czasem Stephena Coveya jest najłatwiejsza do wypełnienia, zaczynając od ćwiartki 1 i 3. Łatwo jest wypisać pilnie-ważne i pilne-ale-nieważne zajęcia.

Covey mówi, że tak się dzieje, ponieważ ogólnie postrzegamy wszystko jako pilne. Mówi też, że to poczucie nagłej potrzeby bardzo nas stresuje. Dlatego uczenie się lepszego radzenia sobie z tymi dwoma obszarami może pomóc w lepszym zarządzaniu czasem w znaczeniu ogólnym.

Twórca modelu mówi, że należy skupić się głównie na ćwiartce 2. Według niego, tam właśnie znajdziesz dobre samopoczucie i szczęście. Jeśli uda Ci się uzyskać jasny obraz tego, co się tam dzieje i na tym się skupić, matryca zarządzania czasem Stephena Coveya spełni swoje zadanie.