Jak zautomatyzować powtarzające się zadania i zyskać czas wolny

Jeśli chodzi o automatyzację powtarzalnych zadań, większość ludzi myśli o rozwiązaniach technologicznych. Jednak nawet jeśli automatyzacja jest przeprowadzana prawidłowo, wymaga więcej organizacji mentalnej niż oprogramowania i technologii, chociaż one też mogą pomóc. Dzisiaj omówimy, jak zautomatyzować pewne codzienne zadania i zyskać czas wolny.

W dzisiejszym świecie każdego dnia musimy wykonać ogromną liczbę zadań, od najprostszych po te najbardziej skomplikowane. Wiele z nich jest podobnych, ale z jakiegoś powodu nie mamy tendencji do automatyzowania ich. W rezultacie tracimy cenny czas wolny, który moglibyśmy wykorzystać na inne, bardziej przyjemne czynności.

Nawet najbardziej kreatywne zadania mają pewne powtarzalne elementy. Prawdopodobnie masz bardziej zorganizowaną rutynę, niż mogłoby się wydawać. Oczywiście te powtarzalne zadania codziennie się zmieniają, ale ich zasadniczy schemat pozostaje ten sam. Stąd też istnieje możliwość ich zautomatyzowania. Dowiedzmy się, jak to zrobić.

„Automatyzacja poprawia życie człowieka”.

-Manish Sharma-

Zidentyfikuj powtarzające się zadania

Pierwszy krok do automatyzacji powtarzalnych zadań jest oczywisty: musisz je zidentyfikować. W tym celu obserwuj swoją codzienną rutynę przez kilka tygodni (conajmniej). Zobaczysz, że są pewne czynności, które powtarzasz codziennie i które łatwo jest rozpoznać. Są to na przykład wstawanie z łóżka, kąpiel, śniadanie, pójście do pracy, obiad i inne.

Istnieją również inne czynności, które na pierwszy rzut oka mogą nie wydawać się tak powtarzalne, ale stanowią część codziennej, tygodniowej lub miesięcznej rutyny. Może to być na przykład pisanie raportu, delegowanie pracy innych czy odpowiadanie na maile.. Możesz nie postrzegać ich jako powtarzalnych zadań, ponieważ nigdy nie są dokładnie takie same. Są jednak zasadniczo bardzo podobne, dlatego można je do pewnego stopnia zautomatyzować.

Pierwszym celem jest dostrzeżenie tych ogólnych zadań, które wykonujesz wielokrotnie, nawet jeśli różnią się treścią czy formą. Oto kilka porad:

• Napisz na kartce każde zadanie, które musisz wykonać w pracy: pisanie raportów, ocena współpracowników, przygotowywanie grafików i inne.
• Notuj swoje codzienne czynności i zawsze nadawaj temu samemu zadaniu tę samą nazwę. Innymi słowy, nie mów „przegląd listy płac” dzisiaj i „ocena listy płac” jutro, ale zawsze trzymaj się tego samego nazewnictwa.
• Po dwóch tygodniach przejrzyj swoje notatki i określ, które zadania są powtarzalne.

Zautomatyzuj swoje procedury i zyskaj czas wolny

Automatyzacja powtarzalnych zadań jest równoznaczna z automatyzacją procedur ich wykonywania. W efekcie określasz każdy krok, który należy wykonać, aby ukończyć określoną czynność. Po wykonaniu tej czynności odpowiedz na następujące pytania:

• Czy są jakieś kroki, które możesz usunąć lub połączyć z innymi?
• Które kroki można zmechanizować, a które nie?
• Czy istnieje możliwość stworzenia szablonu do wykonania jednego lub kilku z tych kroków?
• Jest jakiś program lub aplikacja, która ułatwi wykonanie jednego lub kilku z tych kroków?
• Czy możesz połączyć jeden lub kilka etapów jednej procedury z etapami innej?

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania możesz zautomatyzować powtarzalne zadania. Osiągnięcie tego nie jest jednak łatwe, ponieważ musisz przeprowadzić szczegółową obserwację i analizę. Jednak naprawdę warto to zrobić, ponieważ Twój czas wolny może wzrosnąć o 30-40 procent.

Automatyzacja powtarzalnych zadań jest kwestią analizy

W pewnym sensie wszyscy automatyzujemy powtarzalne zadania. Nasze mózgi są w tym dobre i robią to bez naszej wiedzy. Jeśli jednak nie zdajemy sobie z tego sprawy, nasza automatyzacja procedur może nie być optymalna.

Dlatego świadoma automatyzacja procesów jest sposobem na optymalizację procesów, które Twój mózg już przeprowadził. Gdy znajdziesz najbardziej skuteczne procedury, łatwo się do nich dostosujesz, ponieważ Twój mózg uwielbia podążać za wzorami. Oznacza to, że nie musi tak ciężko pracować.

Jeśli zrobisz to właściwie, będziesz lepiej zorganizowany, a także będziesz mieć więcej czasu na wszystko, czego nie można zautomatyzować: kreatywność, zabawę i relaks.