Efektywna komunikacja: 8 kluczowych zasad
Człowiek jest z natury istotą społeczną. Pozostawanie w relacjach z innymi daje nam korzyści emocjonalne, takie jak zrozumienie, wsparcie i poprawa samooceny. Mimo to wiele osób nie potrafi utrzymywać relacji z osobami z ich otoczenia, a efektywna komunikacja jest dla nich niczym odległe marzenie. Może to wynikać z wielu przyczyn, a wśród nich z braku podjęcia kroków, dzięki którym efektywna komunikacja stałaby się możliwa w codziennych sytuacjach.
Ludzie, dla których, przeciwnie, efektywna komunikacja nie stanowi najmniejszego problemu, to osoby, które wiedzą, jak rozwijać swoją inteligencję społeczną. Niektórzy autorzy, jak amerykański psycholog Daniel Goleman, badają i szerzą znaczenie tego rodzaju zdolności. Jest to umiejętność utrzymywania harmonijnych i pokojowych relacji z innymi bez rezygnowania z asertywności.
Umiejętności, takie jak empatia i zrozumienie, są fundamentalne przy tworzeniu relacji społecznej. Jednak sprawienie, by druga osoba czuła się wobec nas pewna, bezpieczna i rozumiana często nie jest łatwym zadaniem.
Dlatego istnieje szereg narzędzi, które pomagają ulepszyć tego typu inteligencję emocjonalną. Są to kroki, dzięki którym efektywna komunikacja jest możliwa do osiągnięcia – można się jej nauczyć i ją stosować, pod warunkiem podjęcia pewnego wysiłku. W każdym razie możemy dzięki temu nieco lepiej rozumieć świat relacji społecznych, czytając o tych zasadach i próbując je stosować.
Efektywna komunikacja: podstawy konieczne do jej osiągnięcia
W każdym rodzaju interakcji musimy brać pod uwagę komunikację niewerbalną. Jej znaczenie często jest pomijane, choć w wielu przypadkach jest ważniejsza niż treść samej wiadomości. Gesty, spojrzenia i pozycja ciała są w dużej mierze odpowiedzialne za stworzenie naszego obrazu w oczach osoby, z którą rozmawiamy.
W procesie komunikacji jedną z głównym ról odkrywa również synchronizacja. Daniel Goleman twierdzi, że ta umiejętność pozwala przeczytać każdą niewerbalną wskazówkę, od uśmiechu do przytakiwania we właściwym czasie.
Ludzie, którzy nie potrafią się zsynchronizować, to ci, których zachowanie powoduje uczucie dyskomfortu i obcości u innych. Takie zachowanie nazywa się dyssemicznym i charakteryzuje się niezrozumieniem sygnałów, które kończą lub zmieniają temat rozmowy.
Te deficyty społeczne nie są natury neurologicznej, a wynikają raczej z błędów w uczeniu się. Obecnie istnieje szereg programów nauczania synchronizacji w kontekście społecznym zarówno dla dzieci, jak i dorosłych. Dla osób, które mają tego rodzaju problemy, efektywna komunikacja może być dość łatwa do osiągnięcia. To dlatego, że możemy poprawić nasze umiejętności społeczne i przekazać wiadomość, która naprawdę nas interesuje, stosując się do zestawu wytycznych.
„Empatia to zdolność do myślenia jak inna osoba i wczucia się w jej życie wewnętrzne”.
-Heinz Kohut-
1. Parafrazuj i pytaj
Efektywna komunikacja nie istnieje bez zadawania pytań i parafrazowania. Wbrew temu, jak może się wydawać, robienie tego nie oznacza niechęci, a raczej zainteresowanie. Dzięki temu druga osoba czuje się słuchana, co tworzy atmosferę empatii i daje podstawy dla bardzo korzystnego zrozumienia.
Parafrazowanie pozwala nam wyjaśnić części rozmowy, których nie rozumiemy dobrze, okazując, że słuchamy tego, co nasz rozmówca do nas mówi. Oczywiście, jest to zasób jak każdy inny, więc musimy go używać w odpowiednich momentach; jeśli użyjemy go w niewłaściwych momentach, może zablokować komunikację: druga osoba może pomyśleć, że z niej kpimy.
2. Mówienie komplementów
Komplementy wzmacniają treść, którą przekazuje druga osoba. Bardzo przydatne jest używanie potwierdzających zwrotów typu „Myślę, że to, co mówisz, jest ciekawe”, „Zgadzam się z Tobą” lub „Uwielbiam z Tobą rozmawiać”. Możesz także użyć mniej bezpośrednich zwrotów, takich jak „Fantastycznie!” czy „Dobrze”.
3. Okaż empatię
Empatia to umiejętność, którą nie każdy posiada. Niemniej zdolność do postawienia się na miejscu drugiego człowieka znacznie poprawia płynność komunikacji. Ułatwia nawiązanie pozytywnego związku i emocjonalnego współczucia, które tworzy klimat zrozumienia i zaufania.
Ponadto generuje obraz, dzięki któremu możemy być bliscy i przejawiający uwagę. Tworzy współrzędność między rozmówcami, dzięki której między nimi może zachodzić efektywna komunikacja.
4. Dostosuj się do kontekstu
Dobry styl komunikacyjny może ulec zniszczeniu, jeśli nie uwzględnimy kontekstu. Otoczenie, liczba ludzi wokół lub temat rozmowy to bardzo istotne czynniki. Powinniśmy unikać kłótni lub upominania kogoś podczas rozmowy w towarzystwie innych. Rozmawianie na oczach innych to świetny moment, by pochwalić kogoś za jego osiągnięcia.
Poziom hałasu, miejsce i moment powinny być jak najbardziej odpowiednie. Jeśli widzimy, że nasza rozmowa może być utrudniona, lepiej odłożyć trudny temat na lepszy moment.
5. Szanuj opinię drugiej osoby
Poszanowanie opinii innych jest fundamentalne. Obrażanie, dyskredytacja i niedocenianie przekonań innej osoby zdradza brak dojrzałości. Przez całe życie spotkamy wielu ludzi, którzy myślą inaczej niż my. Możemy z nimi dyskutować, debatować, ale w wielu przypadkach musimy zaakceptować, że na każdy temat może istnieć kilka punktów widzenia.
Po wysłuchaniu przekonań i argumentów rozmówcy, możemy nadal mieć takie samo zdanie jak wcześniej, ale jest również prawdopodobne, że zakwestionujemy niektóre z naszych uprzedzeń. Posiadanie otwartego umysłu przynosi korzyści nie tylko naszej komunikacji interpersonalnej, ale także naszej własnej wiedzy.
6. Patrzenie drugiej osobie w oczy
Nawiązanie kontaktu wzrokowego z drugą osobą jest wysoce zalecane. Jednak musimy robić to w naturalny sposób, ponieważ spojrzenie jest wysoce ekspresyjnym elementem. Sprawi, że osoba, z którą rozmawiamy, będzie czuć się słuchana, co poprawi więź między nami.
Odwrotna sytuacja ma miejsce, gdy nie utrzymujemy kontaktu wzrokowego. Przez to zwiększa się niepewność interakcji. Patrzenie w drugą stronę podczas mówienia wyraża brak zainteresowania drugą osobą; patrzenie w dół sugeruje, że być może kłamiemy.
Efektywna komunikacja to 20% tego, co wiesz, a 80% tego, co czujesz na temat tego, co wiesz.
-Jim Rohn-
7. Nie naruszaj osobistej przestrzeni
Próbując wzmocnić więzi z drugą osobą lub wzmocnić własną pozycję, możemy przypadkowo naruszyć przestrzeń osobistą drugiej osoby. Podchodzenie zbyt blisko, w przeciwieństwie do tego, co czasami myślimy, rzadko tworzy wrażenie bliskości. Wiele osób czuje się niekomfortowo i chce się odsunąć.
Powinniśmy dostosować dystans, jaki utrzymujemy, na podstawie dwóch rzeczy: stopnia zaufania i natury tematu. Odległość między rozmówcami nie powinna być zbyt daleka ani zbyt bliska. Nie chcemy przecież okazywać podejrzeń ani nieufności, prawda?
8. Pozwól wypowiedzieć się każdej ze stron
Nieszanowanie czasu na wypowiedź każdego z rozmówców, nie dość że jest bardzo niegrzeczne, przerywa skuteczną komunikację między obiema stronami. Aby wypowiedzieć swoje zdanie, trzeba poczekać, aż rozmówca skończy mówić. W komunikacji ustnej wszyscy zaangażowani muszą szanować nawzajem swój czas na wypowiedź.
Efektywna komunikacja na ogół jest dość prosta. Na początku możemy czuć pewną presję, próbując przestrzegać jej zasad, ale z czasem zaczniemy zauważać efekty. Komunikacja jest naturalnym procesem, a doskonalenie powiązanych z nią umiejętności pomoże nam odważnie stawić czoła światu.