Analiza SWOT – jak ją samodzielnie zrobić?

Analiza SWOT jest narzędziem pomagającym przestudiować sytuację danej firmy. Można ją również wykorzystać do oceny instytucji, projektów, a nawet osób. Jest to analiza, która bierze pod uwagę zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne czynniki. Pokazuje ona, w jakim miejscu znajduje się dana organizacja i pomaga strategicznie zaplanować dalsze działania.

Poprawnie przygotowana analiza SWOT uwzględnia czynniki wpływające na daną firmę z różnych stron. Z jednej strony przyglądamy się słabym punktom i możliwym zagrożeniom. Z drugiej natomiast patrzymy na możliwości i silne strony danej organizacji. Należy również pamiętać o tym, że analiza SWOT odzwierciedla sytuację firmy w danym momencie i zmienia się wraz z tym, jak zmieniają się uwzględniane czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.

Dokonując analizy SWOT jakiejś firmy, projektu, czy też osoby, należy zacząć od przyjrzenia się czynnikom wewnętrznym, a dopiero potem zewnętrznym. Zebrane dane umieszczamy na matrycy, a następnie przeprowadzamy ich dokładną analizę i podejmujemy decyzje w sprawie dalszych działań.

Analiza SWOT – elementy wewnętrzne

W analizie SWOT uwzględniamy dwie główne grupy elementów: silne i słabe strony. Silne strony firmy to te, które wpływają korzystnie na jej działanie. Analizując działanie każdej firmy musimy wziąć pod uwagę jej kapitał finansowy. Należy również przyjrzeć się m.in. zasobom ludzkim i jakości oferowanego produktu. W ten sposób otrzymujemy jasny obraz czy dana firma ma szanse na to, by wyróżnić się czymś na tle konkurencji.

Słabe strony uwzględniane w analizie SWOT to te elementy, które stanowią zagrożenie dla firmy lub w jakiś sposób ograniczają jej potencjał. Może to być brak umiejętności, odpowiednich zasobów ludzkich lub błędne założenia przyjęte przez pracowników i kierownictwo. Słabości to element czysto wewnętrzny, który należy jasno określić i własnoręcznie wyeliminować.

Analiza SWOT – elementy zewnętrzne

Żadna organizacja ani osoba nie jest w stanie funkcjonować bez otaczającego ją środowiska. Analiza SWOT nie jest kompletna, dopóki nie uwzględni czynników zewnętrznych. Nie chodzi tu o tłumaczenie relacji pomiędzy opisywaną organizacją a danym czynnikiem, a jedynie o dostrzeżenie tych elementów, które mają na daną firmę bezpośredni wpływ. Dzięki temu widzimy, jakie szanse i zagrożenia istnieją w danym otoczeniu i kontekście.

Możliwości i zagrożenia, jakie uwzględniamy w analizie SWOT to zewnętrzne elementy, które dotyczą naszej firmy. Chcemy określić możliwości, które nasza firma może wykorzystać do wzrostu oraz zagrożenia, które mogą mieć negatywny wpływ na rozwój danej organizacji. Określenie zarówno możliwości jak i zagrożeń jest przyczynkiem do podjęcia strategicznych decyzji i zaplanowania dalszych działań.

Analiza SWOT – matryca

Kiedy już mamy wszystkie dane potrzebne do przygotowania analizy SWOT, umieszczamy je na matrycy. Jest to kwadrat złożony z czterech mniejszych, kwadratowych pól. Wykorzystanie takiego diagramu pozwala na lepszą wizualizację wszystkich informacji. Każde pole to osobna kategoria elementów i do każdego z nich przypisujemy po kolei dane, które zebraliśmy wcześniej.

Umieszczamy mocne strony i możliwości po jednej stronie diagramu, tak aby razem tworzyły sekcję pozytywnych aspektów dotyczących naszej firmy. Wszystkie te dane pomagają podjąć strategiczne decyzje i podpowiadają, jakie elementy dana firma może wykorzystać na swoją korzyść.

Druga strona diagramu będzie zawierać słabe strony i zagrożenia. Tutaj będziemy widzieć obszary, nad którymi należy popracować. Każda firma musi na bieżąco określać własne słabości i próbować je stopniowo eliminować. Z kolei identyfikacja zewnętrznych zagrożeń pomaga się przygotować na różne scenariusze i zredukować ich ewentualny wpływ na firmę.

Z diagramu możemy też wyczytać dodatkowe informacje, analizując dane w linii ukośnej. Połączenie mocnych stron i zagrożeń to elementy ryzyka. Natomiast połączenie słabych stron i możliwości to wyzwania stojące przed firmą. Zarówno elementy ryzyka, jak i wyzwania to drogi, którymi twoja firma powinna podążać, aby się rozwinąć.

Czas na decyzję

Kiedy już mamy wszystkie dane wprowadzone do szablonu analizy SWOT, pozostaje jedynie ich dogłębna analiza. Na jej podstawie podejmiesz decyzje i wyznaczysz zadania, które pomogą w rozwoju twojej organizacji. Działania te powinny być strategiczne i mieć jasno przypisany cel.

Analiza SWOT pomaga podejmować skuteczniejsze decyzje. Przygotowanie odpowiedniego planu działania zależy jednak od dokładności dostarczonych do analizy informacji. Im lepsza jakość danych zebranych do danej analizy, tym większy sens będą miały decyzje podjęte na ich podstawie.

Teraz już wiesz, jak przygotować własną analizę SWOT. Jeżeli chcesz, możesz pójść o krok dalej i przeprowadzić również analizę CFIE (Correct – Poprawić, Face – Stawić czoła, Improve – Usprawnić, Explore – Zbadać). Na podstawie tej analizy identyfikujemy słabości, które musimy poprawić, zagrożenia, którym należy stawić czoła, mocne strony, które można usprawnić i wzmocnić oraz szanse, które chcemy zbadać.