Dzielenie czasu na bloki – sposób na zwiększenie produktywności

Dzielenie czasu na bloki to strategia zarządzania czasem zaprojektowana tak, abyś planował swój dzień w ograniczonych blokach czasowych. Oczywiście możliwe jest również zaplanowanie każdego dnia tygodnia lub miesiąca. Podstawową jednostką czasu jest jednak jeden dzień.

Jednym z charakterystycznych elementów dzielenia czasu na bloki jest to, że w przeciwieństwie do innych strategii, takich jak time-boxing, koncentruje się na ochronie odpoczynku i czasu wolnego. W rzeczywistości te przestrzenie są wyraźnie zróżnicowane w codziennym planowaniu i odgrywają naprawdę istotną rolę.

Działanie to ma na celu uniknięcie trzech największych codziennych problemów: prokrastynacji, wielozadaniowości i braku czasu na wykonanie zadań. Podobnie jak inne strategie, nie działa ona samoistnie ani natychmiast. To zupełnie normalne, że po wstępnym wdrożeniu musisz wprowadzić poprawki i dostosować strategię.

„Strzegę mojego czasu zaciekle i bez przeprosin”.

-Gary Keller-

Dzielenie czasu na bloki

Obecnie wiele osób musi spędzać na pracy dodatkowe godziny, aby ukończyć swoje zadania. Inni czują się zmuszeni do pozostawienia oczekujących zadań na inny dzień z powodu braku czasu. Kiedy tak się dzieje, coś jest nie tak. Albo są przeciążeni, albo – co występuje częściej – źle zarządzają swoim czasem.

Dzielenie czasu na bloki to prosta i intuicyjna strategia, która nie wymaga żadnego oprogramowania ani programów komputerowych. Opiera się na zdrowym rozsądku. Dzielenie czasu na bloki pomaga lepiej organizować działania i znaleźć czas na wszystko, co musisz zrobić. To jak Twój stary szkolny plan lekcji. Był jeden blok czasu na matematykę, potem drugi na biologię itp. Były też bloki na przerwę, obiad, gimnastykę itp.

Logika stojąca za dzieleniem czasu na bloki jest taka sama. Skupiasz się na jednym zadaniu lub grupie zadań maksymalnie przez godzinę. Rozróżniasz także swój czas na odpoczynek i pełny dzień wypełniasz maksymalnie w sześć lub siedem godzin. Dzięki tej strategii nie tylko określasz, co musisz zrobić (jak lista kontrolna), ale także KIEDY musisz to zrobić.

Korzyści

Niektórzy twierdzą, że dzielenie czasu może zwiększyć produktywność o 100 procent. Jeśli jednak chcesz skorzystać z tej metody, musisz zadbać o to, aby nie czuć się przytłoczonym faktem, że liczy się każda minuta dnia i że będziesz się czuć jak chomik w kołowrotku.

Aby ten efekt ograniczyć, po pierwsze pamiętaj, aby grupować zadania, które są podobne, zwłaszcza te mniejsze. Na przykład nie planuj bloku czasu na „odpowiadanie na e-maile”. Zamiast tego przeznacz go ogólnie na „komunikację”. Oznacza to, że możesz dołączyć rozmowy telefoniczne, wiadomości WhatsApp itp. Pomoże Ci to lepiej zarządzać swoimi zadaniami.

Po drugie, nie rób mikrobloków, ale bloki kompletne. Możesz chcieć być naprawdę szczegółowy i utworzyć blok lub podblok dla każdego zadania, ale to prawie nigdy nie działa. Dlatego wracając do poprzedniego przykładu, pozostaw to jako „komunikację” i nie rozdzielaj na „e-maile”, „rozmowy telefoniczne”, „WhatsApp” itp.

Trzecia wskazówka to upewnienie się, że wszystko dobrze zaplanowałeś. Jeśli czegoś nie ma w Twoim kalendarzu, to takie zadanie po prostu nie istnieje. Wpisz nawet drobne zadania, które powinieneś był wykonać kilka miesięcy temu, ale tego nie zrobiłeś, ponieważ ich nie zaplanowałeś. Uwzględnij wszystko.

Na koniec musisz wziąć pod uwagę okresy, w których jesteś najbardziej produktywny przy wykonywaniu najbardziej złożonych zadań. Jeśli jest to pierwsze zadanie w ciągu dnia, niech będzie ono jednym z najtrudniejszych. Jeśli po obiedzie czujesz się jak zombie, zaplanuj na ten czas najprostsze czynności.

Celem jest czas wolny

Kilku fanów time-blockingu zapewnia, że planowanie odbywa się w oparciu o przerwy i czas wolny, a nie odwrotnie. Innymi słowy, pierwsze miejsca, które powinieneś zaplanować, to te zarezerwowane dla Ciebie, Twojej rodziny i relaksu.

Po pierwsze ustal termin zakończenia pracy każdego dnia i pożegnaj się z nadgodzinami. Po drugie, pozostaw puste bloki o różnym czasie trwania. Pozwolą Ci one dostosować agendę w przypadku jakichkolwiek przerw lub nieprzewidzianych zdarzeń.

Należy pamiętać, że żadne narzędzie do zarządzania czasem nie jest dokładne. Z tego powodu prawdopodobnie będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w ciągu dnia. Nie martw się, tak to już działa. Ale bez wątpienia przekonasz się, że gdy tylko zaczniesz stosować dzielenie czasu na bloki, staniesz się bardziej precyzyjny w planowaniu. Spróbuj.