Co kryje się za Twoją pilną potrzebą odpowiadania na służbowe e-maile?

Natychmiastowe odpowiadanie na służbowe e-maile nie jest czynnością nieszkodliwą. Ukrywa to procesy psychologiczne związane ze stresem i lękiem, które należy kontrolować.

Napisane i zweryfikowane przez psycholog Sara González Juárez.

Ostatnia aktualizacja: 07 marca, 2023

Masz dzień wolny lub urlop, ale na Twoim telefonie służbowym wciąż pojawiają się powiadomienia. Widzisz, że przychodzą do Ciebie służbowe e-maile, otwierasz je i czujesz pilną potrzebę, aby na nie odpowiedzieć. Dzieje się tak, nawet jeśli tak naprawdę nie odpowiada Ci ta sytuacja. Poza tym wiesz, że Twoi współpracownicy również wiedzą, że Ci to nie odpowiada. Dlaczego więc to robisz?

Istnieje wiele odpowiedzi na to pytanie. Bardzo ważne jest, aby przeanalizować, co kryje się za Twoją pilną potrzebą odpowiadania na służbowe e-maile, ponieważ implikacje te zwykle wykraczają poza indywidualną dziedzinę. Często są powiązane ze społeczeństwem i technologią.

Dlatego, aby spróbować uniknąć pogorszenia stanu Twojego zdrowia psychicznego spowodowanego pilną potrzebą odpowiadania na służbowe e-maile i niemożnością odłączenia się od pracy, zobaczymy, co jest tego przyczyną i jak możesz temu zaradzić.

Pilna potrzeba odpowiadania na służbowe e-maile

Niestety, wiele osób pracuje w środowiskach, w których produktywność oznacza nadgodziny, pomijanie przerw i jedzenie przed komputerem. Od pracownika wymagana jest natychmiastowość, zaangażowanie i często strach.

To właśnie stres i niepokój spowodowane tymi kontekstami często prowadzą do pilnej potrzeby odpowiadania na służbowe e-maile, nawet w dzień wolny. Dowiedzmy się więcej.

Pilność wiadomości e-mail

Badanie przeprowadzone w 2021 roku wykazało, że w przypadku e-maili mamy tendencję do przeceniania pilności, z jaką osoba, która do nas pisze, chce otrzymać odpowiedź. Innymi słowy, kiedy pracownik otrzymuje służbowego e-maila, uważa, że odpowiedź jest bardziej pilna niż w rzeczywistości.

Za tym nastawieniem, które badacze nazywają nastawieniem na pilność wiadomości e-mail, kryje się coraz częstsze utożsamianie produktywności z byciem stale dostępnym dla innych pracowników, nawet poza godzinami pracy. Ponadto odkryli również korelację między tym nastawieniem, wysokim poziomem stresu i obniżonym ogólnym samopoczuciem psychicznym.

Niekończące się dni

Powtórzymy to po raz kolejny: musisz się psychicznie i fizycznie rozłączyć, kiedy wychodzisz z pracy. Ludzie, którzy nalegają na pozostawanie w kontakcie, często podlegają kulturze pracy, która zachęca do niekończących się godzin pracy. Powoduje to u nich ciągły stan alarmu, gdy otrzymują powiadomienia dotyczące spraw służbowych.

Ten rodzaj presji zwykle pochodzi od osób na stanowiskach o większej odpowiedzialności niż pracownik. Mogą to być na przykład szefowie i kierownicy zespołów. Chociaż możemy nie czuć bezpośredniej presji z ich strony, kiedy pracownik widzi, że są dostępni 24 godziny na dobę, nawet podczas wakacji i dni wolnych od pracy, czuje presję, aby robić to samo.

Poczucie odpowiedzialności

Poczucie pilnej potrzeby odpowiedzi na e-maile służbowe może również wystąpić bez presji ze strony przełożonych. Możesz być na przykład naprawdę zainteresowany załatwianiem niektórych spraw. Możesz także mieć poczucie odpowiedzialności wobec swoich współpracowników. Na przykład, kiedy masz wolne,a Twój współpracownik potrzebuje pomocy, odpowiadasz na jego e-maile.

Chociaż te działania wynikają z empatii i koleżeństwa, nadal mają wpływ na Twoje samopoczucie. Chociaż nie boisz się, że zostaniesz zwolniony lub nękany przez firmę, obawiasz się, że Twoi współpracownicy poniosą negatywne konsekwencje, jeśli nie odpowiesz na ich e-maile.

Improwizowana telepraca

Pandemia COVID-19 sprzyjała telepracy. Sytuacja ta zmusiła firmy do szybkiego dostosowania się, co poskutkowało wieloma stratami. Przedsiębiorstwa miały stosować te same kryteria, co w przypadku fizycznego biura. Spowodowało to wiele komplikacji. Te z kolei odbiły się na zdrowiu psychicznym pracowników.

W tym zakresie WHO przeprowadziła ankietę we współpracy z Uniwersytetem Karola III (Hiszpania). Okazało się, że 32 procent uczestników zgłosiło znaczne pogorszenie swojego zdrowia psychicznego od początku pandemii.

Jak przezwyciężyć potrzebę odpowiadania na e-maile służbowe

Jak być może zauważyłeś, czasami pozostawienie służbowego e-maila bez odpowiedzi wymaga ćwiczenia troski o swoje samopoczucie, co wykracza poza zwykły opór przed udzieleniem odpowiedzi. Oto kilka wskazówek, jak zrównoważyć swoje emocje i działania:

• Pamiętaj, że firma, w której pracujesz, ma obowiązek respektować Twoje przerwy. Istnieją przepisy, które mówią, że organizacje muszą nakładać ograniczenia na korzystanie z technologii komunikacyjnych. Ponadto muszą zagwarantować pracownikom prawo do okresów odpoczynku. Dlatego współpracownicy nie powinni się z Tobą kontaktować, gdy nie pracujesz.
• Oddziel swoje urządzenia do pracy od tych osobistych. Jeśli masz taką możliwość, korzystaj z firmowego komputera, telefonu komórkowego lub innego urządzenia w celach służbowych. Dzięki temu, gdy będziesz mieć dzień wolny, możesz skutecznie uciąć komunikację z firmą, w której pracujesz.
• Kontroluj sposób korzystania z mediów cyfrowych. Obwody nagrody w Twoim mózgu są aktywowane przez urządzenia takie jak telefony komórkowe lub tablety. Oznacza to, że do pewnego stopnia Twoja uwaga stale kieruje się na tego rodzaju powiadomienia. W rezultacie ograniczenie korzystania z technologii pomoże Ci zmniejszyć panikę, gdy otrzymasz służbową wiadomość e-mail.
• Idź do psychologa. Jeśli ciągle odczuwasz pilną potrzebę odpowiadania na służbowe e-maile, jest wysoce prawdopodobne, że cierpisz również na stres, niepokój, syndrom wypalenia zawodowego lub inne zaburzenia związane z nadmierną pracą. Profesjonalny psycholog zapewni Ci niezbędne zasoby, aby to przezwyciężyć. Co więcej, pomoże Ci uporządkować myśli dotyczące tych niezdrowych praktyk.

Cyfrowa empatia w firmach

Wreszcie, jeśli jesteś odpowiedzialny za zespół w pracy, pamiętaj o cyfrowej empatii. Nie zapominaj, że istnieją tysiące sposobów, aby przyczynić się do stworzenia zdrowego środowiska pracy. Na przykład możesz zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail lub dołączyć informację, że odpowiedź nie jest pilna, a także wykonać wiele innych czynności. Przede wszystkim pamiętaj, że nikt nie działa na 100 procent, jeśli nigdy nie wychodzi z pracy.