Jak lepiej zarządzać swoim czasem

Maksymalne wykorzystanie czasu to kwestia organizacji, cierpliwości i praktyki. Nie obwiniaj się, jeśli minęły godziny, a Tobie nadal nie udało się ukończyć tego, co miałeś zrobić. Podejmij działanie. Skorzystaj z porad, które proponujemy w tym artykule.

Napisane i zweryfikowane przez psycholog Isabel Ortega.

Ostatnia aktualizacja: 10 października, 2023

Wiele osób zastanawia się, jak lepiej zarządzać swoim czasem. Rzeczywiście, wszyscy mamy chwile, kiedy trudno nam się zorganizować. Ważne, aby podejść do problemu z konstruktywnej perspektywy i nie obwiniać się za to, że dopiero uczysz się radzić sobie w tej dziedzinie.

W rzeczywistości, zamiast czuć się źle, spróbuj wykorzystać sytuację jako okazję do nauki i postępu. Skoncentruj się na zidentyfikowaniu obszarów, w których możesz wprowadzić poprawki i rozwinąć bardziej efektywne umiejętności. Musisz jednak zrozumieć, że nie zdołasz tego osiągnąć z dnia na dzień, ponieważ wymaga to czasu i praktyki, więc musisz uzbroić się w cierpliwość. Z dzisiejszego artykułu dowiesz się, jak lepiej zarządzać swoim czasem.

Jak lepiej zarządzać swoim czasem

Badanie opublikowane w Journal of Psychology dotyczyło wpływu szkolenia z zarządzania czasem i kontroli czasu na środowisko pracy. Uzyskane wyniki wykazały, że zdolność ta pozytywnie wpływa na postrzeganie kontroli i redukcję stresu związanego z przerwami w pracy.

W podobny sposób metaanaliza opublikowana w PloS One wykazała, że zarządzanie czasem jest umiarkowanie powiązane z wydajnością pracy, wynikami w nauce i dobrym samopoczuciem. Jak więc dostosować swój harmonogram, aby skorzystać z lepszego zarządzania czasem?

Oto kilka wskazówek pozwalajcych lepiej zarządzać swoim czasem:

1. Jak lepiej zarządzać swoim czasem – wyznacz sobie jasne cele

Zdefiniuj swoje cele i zadania zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej. Ta praktyka pomoże Ci skupić się na najważniejszych zadaniach i uchroni przed nadmiernym zaangażowaniem się w mniej istotne czynności.

2. Zaplanuj swój dzień

Poświęć kilka minut na początku każdego dnia, aby stworzyć listę rzeczy do zrobienia i ustalić plan działania. Planowanie pomaga skoncentrować się i zorganizować, co prowadzi do lepszego zarządzania czasem. Możesz planować w trybie dziennym lub tygodniowym. Korzystaj z aplikacji na telefonie komórkowym (kartka też działa).

3. Nadaj priorytet najważniejszym zadaniom

Zidentyfikuj swoje najistotniejsze zobowiązania i upewnij się, że wykonasz je w pierwszej kolejności. Ustanowienie hierarchii pomoże Ci awansować i uniknąć odkładania na później mniej pilnych zadań.

4. Jak lepiej zarządzać swoim czasem – wyeliminuj czynniki rozpraszające

Zidentyfikuj i zminimalizuj lub wyeliminuj główne czynniki rozpraszające uwagę w swoim otoczeniu, niezależnie od tego, czy jest to telefon komórkowy, media społecznościowe, czy niepotrzebne rozmowy. To pomoże Ci się skoncentrować.

5. Używaj technik zarządzania czasem

Istnieje kilka sprawdzonych strategii korzystnych dla produktywności. Na przykład technika Pomodoro. Metoda ta polega na pracy w blokach po 25 minut, po których następuje pięć minut odpoczynku. Przydatna jest również macierz Eisenhowera, w której zadania są uszeregowane na podstawie ich ważności i pilności.

Możesz także spróbować grupowania (grupowania podobnych zadań i wykonywania ich razem) lub dzielenia czasu w bloki (przypisywania określonych bloków do określonych zadań).

6. Deleguj, kiedy tylko jest to możliwe

Jeśli masz taką możliwość, deleguj określone zadania lub szukaj pomocy z zewnątrz. Pozwoli Ci to uwolnić swój czas i skupić się na ważniejszych czynnościach.

7. Jak lepiej zarządzać swoim czasem – naucz się odmawiać

Nie czuj się zobowiązany do przyjmowania każdego zadania, które stanie na Twojej drodze. Naucz się oceniać swoje priorytety i odmawiaj wykonania zadań, które nie pasują do Twoich celów lub które są ciężarem.

8. Zorganizuj swoje miejsce pracy

Brudne środowisko pracy negatywnie wpływa na produktywność. Poświęć trochę czasu na zorganizowanie go, a zauważysz, że Twój dzień będzie przyjemniejszy i bardziej produktywny.

9. Wykorzystuj chwile bezczynności

Wykorzystaj chwile bezczynności, na przykład podczas podróży środkami transportu publicznego lub w poczekalni, na czytanie lub słuchanie podcastów na tematy związane z rozwojem osobistym lub zawodowym.

10. Dbaj o dobre samopoczucie

Gdy próbujesz poprawić swoje zarządzanie czasem nie zaniedbuj swojego zdrowia i dobrego samopoczucia. Upewnij się, że śpisz wystarczająco dużo, ćwicz i utrzymuj zbilansowaną dietę, ponieważ te czynniki zwiększają Twoją energię i pozytywnie wpływają na zdolność koncentracji.

Jak lepiej zarządzać swoim czasem i technologią

Nadmierne korzystanie ze smartfonów i innych technologii jest jedną z głównych przeszkód w dobrym zarządzaniu czasem. Niektóre efekty korzystania z tych urządzeń są następujące:

• Ciągłe zakłócenia. Za każdym razem, gdy sprawdzasz telefon komórkowy, aby odpowiedzieć na wiadomości lub sprawdzać media społecznościowe, tracisz czas, który mógłbyś spożytkować bardziej produktywnie.
• Prokrastynacja. Smartfony, tablety i komputery oferują szeroką gamę rozrywki. Jeśli odkładasz ważne zadania, aby surfować po sieci, grać w gry lub oglądać filmy, prawdopodobnie odkładasz zadania  na później i zaniedbujesz swoje obowiązki.
• Brak koncentracji i produktywności. Nadmierne korzystanie z technologii wpływa na zdolność skupienia się na zadaniach przez dłuższy czas. Przeskakiwanie z jednej aplikacji do drugiej lub ciągłe obserwowanie powiadomień rozprasza Twoją uwagę i zmniejsza produktywność.
• Marnowanie czasu nie zdając sobie z tego sprawy. Podczas korzystania z technologii często wpadasz w swego rodzaju „pułapkę czasu”. Chociaż może Ci się wydawać, że sprawdzasz media społecznościowe tylko przez minutę lub odpowiadasz na kilka wiadomości, w rzeczywistości mijają minuty, a nawet godziny, a Ty tego nie zauważasz.

Lepsze zarządzanie czasem a technologia

Korzystanie z technologii samo w sobie nie jest złe. Trzeba tylko znaleźć równowagę i świadomie z niej korzystać i maksymalizować swoją produktywność, ciesząc się tym samym większą ilością wolnego czasu.

Na przykład określ konkretne momenty sprawdzania telefonu. Wyłącz niepotrzebne powiadomienia i włącz tylko te pilne lub ważne.

Poświęć też trochę czasu na odłączenie się od technologii. W tych okresach wykonuj czynności poza ekranem, takie jak czytanie, kontakty towarzyskie lub uprawianie hobby. Choć brzmi to paradoksalnie, niektóre aplikacje i narzędzia zwiększające produktywność pomagają lepiej zarządzać czasem, blokując określone strony internetowe lub aplikacje w określonych okresach. Śledzą również i ograniczają czas, który na nich spędzasz.

Musisz także wykazać się samodyscypliną. Naucz się opierać pokusie sprawdzania telefonu komórkowego lub korzystania z technologii w nieproduktywny sposób. Skoncentruj się na ważnych zadaniach i celach.

Związek między zarządzaniem czasem a przyjemnymi zajęciami

Zarządzanie czasem i przyjemne zajęcia są ze sobą nierozerwalnie związane i wpływają na siebie na różne sposoby. Po pierwsze, jeśli uwzględnisz w swoim codziennym planowaniu to, co lubisz robić, zwiększy to Twoją motywację i zaangażowanie. W rzeczywistości działa to jako zachęta do organizowania i wykonywania zadań.

Robienie rzeczy, które są Twoją pasją, poprawia koncentrację i produktywność. Odbija się to również na innych obszarach Twojego życia. Co więcej, włączenie zajęć, które lubisz do swojej rutyny, promuje harmonię między pracą a czasem wolnym, co oznacza, że czujesz się usatysfakcjonowany i zrelaksowany. Lepiej się też czujesz pod względem emocjonalnym.

Co więcej, czas, który poświęcasz na przyjemne zajęcia, odłącza Cię od presji i wymagań codziennego życia. Pozwala to odzyskać energię i stawić czoła obowiązkom ze spokojniejszym i bardziej pozytywnym nastawieniem.

Zrównoważ swoje obowiązki i czas na relaks

Ważne jest, aby znaleźć równowagę między czynnościami, które lubisz, a obowiązkami, abyś mógł cieszyć się wolnym czasem i poprawić swoją wydajność i ogólną satysfakcję w każdej dziedzinie swojego życia.

Podsumowując, nauka efektywnego zarządzania czasem to proces ciągły. Zamiast obwiniać się, gdy Twój harmonogram nie działa, spróbuj przyjąć nastawienie na rozwój i skup się na rozwiązaniach. Dostrzegaj swoje postępy i utrzymuj pozytywne nastawienie do wprowadzania poprawek.